Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder

Inhoud Aandeelhoudersbesluit

Met deze uitgewerkte Voorbeeld Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder leg je het besluit tot het aanstellen van een nieuwe statutair bestuurder schriftelijk vast. Als er sprake is van een bestuurswissel, kan de vergadering de vertrekkend bestuurder ook direct ontslag verlenen. Dit model kun je ook voor alleen een aanstelling of alleen een vertrek gebruiken. Haal de passages die niet van toepassing zijn gewoon weg.

Dit aandeelhoudersbesluit bevat 3 pagina’s met daarin:

• Algemene vaststellingen vergadering;
• Benoeming bestuurder;
• Bezoldiging (loon of management fee);
• Ontslag bestuurder;
• Ontslagvergoeding.

Naast de benoeming van bestuurders is de AVA van een bv ook belast met de vaststelling van de financiële vergoeding, ook wel bezoldiging. Daarom is er een aparte passage opgenomen waarin de vergadering instemt met de hoogte van de fee of het brutoloon. Dit aandeelhoudersbesluit kun je ook gebruiken voor een loonwijziging van een zittend bestuurder.

Als enig aandeelhouder en tevens enig statutair directeur, is het verstandig om iemand aan te wijzen die jou in noodgevallen kan waarnemen. Wij raden aan om dat direct bij de benoeming te doen. Dit leg je vast met de Notulen AVA Ontstentenis of Belet. Deze zijn samen met de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV verkrijgbaar bij het Notulen ExtraPakket (30% korting).

Bevoegdheid AVA

De bevoegdheid tot benoeming of ontslag van bestuurders is bijna altijd de taak van de AVA. Bij een nv is de Raad van Commissarissen (RvC) daar meestal verantwoordelijk voor, maar bij een bv komt dat eigenlijk nooit voor. Als er al een RvC is, dan heeft die bij dit soort besluiten hooguit een adviserende rol.

Je mag er dus vanuit gaan dat de aandeelhoudersvergadering van een bv alle besluiten neemt over benoeming, schorsing, beloning en ontslag van haar bestuurders. Voor de zekerheid kun je dat in je eigen statuten controleren. Waarschijnlijk tref je een tekst die hierop lijkt:

Artikel X. Ontslag en Benoeming Bestuurder

1. Directeuren worden benoemd door de algemene vergadering.
2. Iedere directeur kan te allen tijde door de algemene vergadering worden geschorst en ontslagen.
3. Een schorsing kan één of meer malen worden verlengd doch in totaal niet langer duren dan drie maanden. Is na verloop van die tijd geen beslissing genomen omtrent de opheffing van de schorsing of ontslag, dan eindigt de schorsing.
4. De bezoldiging en de verdere arbeidsvoorwaarden van iedere directeur worden vastgesteld door de algemene vergadering.

Voordat een bestuurder bij de Kamer van Koophandel (KvK) kan worden ingeschreven moet de AVA met de voordracht instemmen. Er is sprake van een rechtsgeldig benoemingsbesluit als de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV zijn ondertekend. Let op: bij een vertrek moet de bestuurder ook worden uitgeschreven uit het KvK-register.

Benoeming Bestuurder BV

Het woord bestuurder is de juridische naam voor statutair directeur. In de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV wordt er dus een directeur aangesteld. Dit kan een natuurlijk persoon zijn, zoals Henk Jansen, maar ook een andere, zoals HJ Holding. Zo’n benoemingsbesluit zie je vaak in een structuur waarin de Holding BV diensten levert aan een Werk BV.

Bij meerdere bestuurders worden besluiten gezamenlijk genomen. Wie verantwoordelijk is voor de verschillende soorten besluiten staat in de statuten en in het directiereglement. De laatste bevat een uitwerking van de bevoegdheden. Denk bijvoorbeeld aan het aangaan van een lening of de aankoop van onroerend goed. Het zijn de aandeelhouders die de eindverantwoordelijkheid dragen en die taken delegeren aan de statutair bestuurders van de bv. Bij een grote bv is het verstandig om voor of direct na het nemen van het Aandeelhoudersbesluit Benoeming Bestuurder ook het mandaat van de directie nader uit werken.

Beloning Bestuurder BV

Alle bestuurders ontvangen een bezoldiging. Hoe dat eruit ziet hangt van het dienstverband af. Wanneer de directeur tevens eigenaar is, dan ontvangt hij een managementvergoeding. Dit heet ook wel het salaris DGA of management fee. Dit leg je vast in een Arbeidsovereenkomst DGA. De vergoeding is gebonden aan regels, de zogeheten gebruikelijkloonregeling.

Een statutair directeur die geen grootaandeelhouder is, valt niet onder de gebruikelijkloonregeling voor DGA’s, en wordt op basis van een Arbeidsovereenkomst Statutair Directeur aangesteld. In beide situaties verwijs je in de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV naar de betreffende arbeidsovereenkomst.

Houd er tot slot rekening mee dat er onderscheid wordt gemaakt tussen een directeur die door de AVA wordt benoemd en een directeur die dat niet is. Hierover lees je meer paragraaf 6.

Ontslag Bestuurder BV

Een statutair bestuurder mag altijd ontslag nemen of ontslagen worden. In tegenstelling tot werknemers, hebben bestuurders van een bv vrijwel geen ontslagbescherming. Je moet alleen rekening houden met een eventuele opzegtermijn en de ontslagprocedure goed volgen.

Vaak heeft een bestuurder ook een arbeidsovereenkomst. Dat heet een dubbele rechtsrelatie: één op basis van het vennootschapsrecht en één op basis van het arbeidsrecht. Bij ontslag eindigt ook de arbeidsrelatie, tenzij er in de arbeidsovereenkomst een beding is opgenomen dat de bestuurder na ontslag als werknemer in dienst van de bv mag blijven. Zoek dit van tevoren uit en bespreek dit met de bestuurder.

Het gebeurt vaak dat een Aandeelhoudersbesluit Ontslag Bestuurder nietig wordt verklaard door een rechter. Dit gebeurt natuurlijk alleen als een bestuurder zijn ontslag aanvecht. Bij onvrijwillig vertrek moet je alle stappen voor oproeping en besluitvorming van de AVA goed naleven. Denk bijv. aan het hoor- en adviesrecht dat vaak wordt vergeten. In de Voorbeeld Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder worden de normale stappen toegelicht. Bij ruzie en andere bijzonderheden is het verstandig om je door een advocaat of arbeidsjurist te laten adviseren.

Titulair of Statutair Directeur

Tot dusver spraken we alleen over een statutair directeur, maar bv’s hebben vaak ook directeuren die niet door de AVA zijn benoemd. Zij dragen een functietitel, net als business controller of hrm-manager, maar zijn officieel geen statutair bestuurder van de bv. Zij zijn enkel titulair directeur en:

• worden niet bij aandeelhoudersbesluit benoemd;
• staan niet als bestuurder bij de KvK ingeschreven;
• worden op basis van een arbeidsovereenkomst aangesteld en vallen derhalve onder het arbeidsrecht;
• zijn niet automatisch bevoegd de bv te vertegenwoordigen;
• kunnen alleen als werknemer worden ontslagen, dus niet door de AVA.

Kortom: de Notulen AVA Benoeming en Ontslag Bestuurder BV zijn niet bedoeld voor het aanstellen van een titulair directeur. Het bestuur kan medewerkers wel een volmacht geven, bijvoorbeeld voor het doen van betalingen. Dit leg je vast in een procuratieregeling. Hiermee kan een titulair directeur gemachtigd worden om namens de bv besluiten te nemen. Een volmacht kun je bij de KvK deponeren (niet verplicht).