Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening

Voorbeeld Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening

De jaarrekening is een terugkerende verplichting waar geen bv onderuit komt. Goedkeuring door de aandeelhouder(s) is verplicht en moet aan juridische vereisten voldoen. Deze Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening bevatten alle afspraken om een aandeelhoudersbesluit te nemen. Tot slot maak je de goedgekeurde jaarrekening openbaar in de database van de KvK.

Vul de gegevens in over aanwezigheid, plaats en datum en vergeet niet te ondertekenen. Dit model bevat 3 pagina’s met daarin:

• Algemene vaststellingen vergadering;
• Vaststelling jaarrekening;
• Vaststelling nettowinst;
• Bestemming nettowinst;
• Decharge statutair bestuurder.

In de paragraaf ‘Vaststellen Jaarrekening’ staat een passage waarin de algemene vergadering besluit om de nettowinst in het bedrijf te houden en niet aan de aandeelhouders uit te keren. Met een boekhoudkundige term heet dat “toevoegen aan de algemene reserves”.

De jaarvergadering kan er ook voor kiezen om de winst wel uit te keren. Dan heb je ook de notulen dividenduitkering nodig. Deze 2 documenten kun je samenvoegen. Vergeet dan niet om de passage over “toevoeging van nettowinst aan het eigen vermogen” uit de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening te verwijderen. In de tekst wordt dit toegelicht.

Je kunt deze notulen ook als onderdeel van het Notulen Basispakket bestellen (25% korting). Je ontvangt dan 3 documenten waarmee je zowel de jaarcijfers goedkeurt als een besluit neemt over wat er met de winst moet gebeuren: reserveren of (tussentijds) uitkeren. Je koopt dit pakket één keer en kun je elk jaar opnieuw gebruiken.

Opstellen Jaarrekening

Vanzelfsprekend kun je zelf je jaarrekening opstellen, ook wel opmaken genoemd. Als je er voor kiest om dit zelf te doen, moet je genoeg kennis hebben. Verder moet je het ook gewoon leuk vinden, want het kost altijd meer tijd dan je denkt. Daarom kiezen de meeste bv’s ervoor om dit aan hun boekhouder uit te besteden. Op basis van de opgeleverde jaarrekening neemt de aandeelhoudersvergadering een besluit en ondertekenen de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening als slot- en bewijsstuk.

Een standaard jaarrekening bestaat uit drie delen:

1. Balans: overzicht van alle bezittingen en schulden van de bv;
2. Winst- en verliesrekening: overzicht van alle inkomsten en uitgaven gedurende het jaar;
3. Toelichting: directieverslag met een toelichting op de activiteiten van het afgelopen jaar.

Het hangt van de bedrijfsgrootte en omzet af hoe uitgebreid het verslag moet zijn. De Kamer van Koophandel (KvK) heeft daar een handleiding voor geschreven. Op deze pagina kun je zien onder welke bedrijfsklasse je valt. Als je googelt vind je veel gratis templates en als je het helemaal professioneel aan wilt pakken, kun je bijv. op ‘jaarrekening software‘ of ‘rapportagesoftware‘ zoeken. Deze tools kosten wel geld, zodat je je al snel af zult vragen of een boekhouder wellicht niet voordeliger is.

Als de jaarrekening is opgemaakt kan de aandeelhoudersvergadering bijeen worden geroepen ter vaststelling en verlening van decharge van de bestuurder(s). Door ondertekening van de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening wordt dit aandeelhoudersbesluit formeel bekrachtigd.

Let op: grote bv’s zijn verplicht om de jaarrekening door een accountant te laten controleren. Pas als er een accountantsverklaring is, kan de AVA bijeen worden geroepen. Dit geldt alleen voor bv’s die aan twee van de volgende voorwaarden voldoen: meer dan 12 miljoen euro omzet, meer dan 50 medewerkers en een balanstotaal van 6 miljoen euro of hoger. Vaak is de accountant dan ook bij de jaarvergadering aanwezig.

In de praktijk wordt geen verschil gemaakt tussen vaststellen en goedkeuren van de jaarrekening. Decharge verlenen betekent wel iets anders, ook al worden deze twee besluiten vaak in één adem genomen.

In de Notulen AVA Vaststellen Jaarrekening krijgt het bestuur, tegelijk met het goedkeuren van de jaarcijfers, decharge verleend. Hoewel dit twee aparte besluiten zijn, is dit op zich logisch. De aandeelhouders vertrouwen er immers op dat de jaarcijfers kloppen en bedanken het bestuur voor het goede werk dat ze hebben verricht. Bij twijfel kan de AVA afzien van decharge, maar wel de jaarrekening vaststellen. Laat je in dat geval adviseren door een jurist over een juiste formulering. Dit is maatwerk en wordt niet door dit model gedekt.

Achtergrond en Doel

Het belangrijkste is misschien wel dat de jaarrekening je even stil laat staan bij de financiële situatie van je onderneming. Wellicht stel je jezelf de vraag of je volgend jaar die investering kunt financieren. Of creëert het rust, omdat je ziet dat er voldoende middelen beschikbaar zijn om die grote order te kunnen betalen. Toch ben jij niet de enige die in jouw financiële welzijn geïnteresseerd is.

Bv’s zijn op basis van Art. 2:394 lid 3 BW verplicht om hun jaarrekening openbaar te maken. Dit wordt ook wel deponeren genoemd. Het idee erachter is dat iedereen die dat wil de stukken op kan vragen. Denk aan een potentiële leverancier die wil checken of hij met een gezond bedrijf in zee gaat of een investeerder die met je samen wil werken.

Verder wil de Belastingdienst weten hoeveel belasting zij kunnen innen en zijn kredietverstrekkers ook geïnteresseerd als je een lening bij hun af wilt sluiten. Dit kan zowel een zakelijke investering, voor de aankoop van bedrijfsonroerend goed of een nieuwe machine zijn, als een persoonlijke financiering, voor de aankoop van je nieuwe woning.

Tot slot moet je niet vergeten dat bv’s en nv’s gewoon verplicht zijn om verantwoording af te leggen aan de aandeelhouders. Op basis daarvan kunnen zij besluiten of zij hun aandeel in de organisatie willen houden.

Overzicht termijnen

Let er op dat je de stukken op tijd bij de KvK deponeert. Je loopt namelijk het risico dat je persoonlijk aansprakelijk wordt gesteld als je bv failliet gaat. Wij hebben de termijnen voor het opstellen, vaststellen en deponeren van de jaarrekening voor je op een rijtje gezet.