Personeelslening

1. Lening werkgever aan werknemer

Als een werkgever uit bedrijfsmiddelen geld leent aan een personeelslid wordt in juridische termen over een Overeenkomst van geldlening van werkgever aan werknemer gesproken. In het dagelijks taalgebruik heet dit gewoon een personeelslening.

Net als bij een leningsovereenkomst tussen particulieren wordt een rentepercentage afgesproken. De werknemer betaalt in één keer of in termijnen terug. N.B.: een lening van werkgever aan werknemer is iets anders dan een voorschot op het salaris of vakantiegeld (zie punt 6).

Als werkgever treedt je eigenlijk op als bank. Hierdoor ontstaan er twee relaties. Er was al een arbeidsrelatie en door de personeelslening komt daar de relatie van kredietnemer bij. Daarom is het zeer verstandig om afspraken op papier te zetten. Hiermee heb je schriftelijk bewijs voor de Belastingdienst en ook als er onenigheid ontstaat.

Als je te weinig rente vraagt, wordt dit verrekend als loon. Dit wordt op de loonheffing van de werknemer ingehouden (zie punt 4). Verder spreken jullie af of de rente kan worden gewijzigd. Bij een groot bedrag is het verstandig om algemene kredietvoorwaarden op te nemen. Zo creëer je extra zekerheid als een werknemer bijvoorbeeld komt te overlijden.

2. Welke gegevens vul je in?

De lening werkgever aan werknemer bevat afspraken over:

• hoofdsom
• rente (vast of variabel) en rentewijziging
• looptijd
• opeisbaarheid
• verbod op vervreemding, overdracht en bezwaren
• positieve-negatieve hypotheekverklaring (optioneel)

Er wordt afgesproken dat de lening op geen enkele wijze mag worden overgedragen aan een andere partij. In juridische termen betekent dit dat een werkgever de vordering niet mag vervreemden, overdragen of bezwaren. De lening blijft exclusief tussen werkgever en werknemer.

Er zijn twee optie om meer zekerheid in te bouwen. De eerste optie is dat de werknemer geen nieuwe hypotheek op zijn woning neemt zolang de personeelslening loopt. De tweede optie is dat werkgever een recht op hypotheek krijgt bij achterstallige betaling. Beiden zijn optioneel, dus kun je zelf verwijderen (artikel 5).

3. Voor- en nadelen

Als een werknemer een lening via zijn bedrijf kan krijgen heeft dat een paar voordelen. Ten eerste zijn afspraken met een werkgever vaak minder strikt dan met een commerciële bank of kredietverstrekker. Ten tweede kost het vaak minder tijd, omdat je bij een kredietverstrekker meer administratief gedoe hebt. Tot slot wordt een personeelslening niet bij BKR geregistreerd.

Er kleven ook nadelen aan. Je komt namelijk in een dubbelrol terecht. Die van werknemer en die van schuldenaar. Stel voor dat het je niet lukt om op tijd te betalen. Dan kom je misschien wel in conflict met je baas en dat terwijl je als werknemer goed functioneert. Vraag je dus af of je die afhankelijkheid wilt.

Deze overwegingen gelden natuurlijk ook andersom voor de werkgever. Wil jij de relatie met je werknemer onder druk zetten als gevolg van discussie over een schuldbetaling? En wat te denken aan plotseling overlijden of arbeidsongeschiktheid waardoor de vordering niet of gedeeltelijk kan worden voldaan?

Natuurlijk is het sympathiek als een werkgever een personeelslid financieel wil ondersteunen bij het kopen van een huis of extra financiële ruimte wil geven voor een verbouwing. Toch is het verstandig om de voor- en nadelen goed met elkaar door te spreken.

4. Normrente personeelslening

Tot 2015 werkte de Belastingdienst met normrentes. Dat was een stuk eenvoudiger, omdat die op de website van de belastingdienst terug te vinden waren. Helaas bestaat de Normrente Personeelslening niet meer. Werkgevers moeten nu zelf controleren wat de actuele marktrente is.

De marktrente voor een persoonlijke lening van €10.000,- is momenteel ongeveer 6%. Hoe hoger de lening, hoe lager de rente. Zo is de rente voor een lening van €20.000,- ongeveer 5%.  Als je toch besluit om een lagere rente te hanteren, wordt het rentevoordeel bij het loon opgeteld. Voor een exacte indicatie kun je hier leningen vergelijken van commerciële aanbieders. Klik op persoonlijke lening en vul het bedrag en doel in.

Stel dat een werknemer €20.000,- leent tegen een rente van 3%. Dat is in dit geval 2% lager dan wat een gemiddelde bank of kredietverstrekker vraagt. In dit voorbeeld wordt dan 2% van €20.000,- = €400,- bij het jaarloon opgeteld. Hierover moet de werknemer loonbelasting en sociale premies betalen. De werkgever zal ook werkgeverspremies over dit bedrag moeten afdragen.

Het verstrekken van een personeelslening is in beginsel geen loon, tenzij de Belastingdienst merkt dat de werknemer nooit zal afbetalen. Dan wordt het volledige bedrag bestempeld als looninkomsten.

5. Rentevoordeel eigen woning

Als werkgever ben je waarschijnlijk bekend met de werkkostenregeling (WKR). Het uitgangspunt is dat alles wat de werkgever aan zijn werknemers verstrekt in beginsel loon is, tenzij anders vermeld. Denk aan uitjes, kerstpakketten en lunchvergoedingen. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn vrijgesteld van loonbelasting en mogen niet meer dan 1,2% van het totale loon beslaan. Dit wordt de vrije ruimte genoemd.

Daarnaast zijn speciaal aangewezen vergoedingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte, maar aangewezen zijn als nihilwaardering. Ook over deze vergoedingen hoeft geen loonbelasting te worden betaald. Het rentevoordeel op een personeelslening bestemd voor de aankoop of verbouwing van een woning viel tot 1 januari 2016 onder deze nihilwaardering. Dat geldt helaas niet meer. Deze vrijstelling geldt nu alleen nog voor een lening die wordt gebruikt voor de aanschaf van een fiets of elektrische fiets / scooter. Deze regels staan in het Handboek Loonheffingen 2021 onder het kopje gerichte vrijstellingen.

6. Verschil personeelslening en voorschot

Soms vraagt een personeelslid om een voorschot op zijn maandsalaris of vakantietoeslag. Het is vrij normaal om een tussentijdse uitkering te doen. In het kader van goed werkgeverschap is het verstandig om te checken waar de werknemer het voorschot voor gebruiken wil. Misschien verkeert hij/zij in geldnood. Schakel anders een HRM-adviseur in voor schuldhulp.

Er is onderscheid tussen een voorschot en een lening. Er is alleen sprake van een voorschot als het bedrag in de daaropvolgende maand wordt verrekend met het loon. Duurt de betaling en/of verrekening langer dan één loontijdvak, dan is er wel sprake van een personeelslening. Behalve als de werkgever de intentie had om de werknemer een incidenteel voorschot te verstrekken. Om hierover discussie met de fiscus te voorkomen, moet je een voorschot ook op papier zetten. Dat kan met een eenvoudige brief aan de werknemer waarin naar de boeking in de loonadministratie verwezen wordt.