Procuratieregeling

Deze procuratieregeling kun je gebruiken voor een nv, bv of stichting. Voordat je dit voorbeeld download, moet je eerst in de statuten kijken of het delegeren van bevoegdheden is toegestaan. Meestal is dit geen probleem, maar als het niet mag is de regeling niet geldig.

Met deze modelregeling kun je medewerkers, zoals de business controller of directiesecretaris een volmacht verlenen. Hiermee voorkom je dat jij als statutair bestuurder voor elke betaling of contract een handtekening moet zetten. Dit voorbeeld bestaat uit twee soorten procureurs. Eén met een volledige volmacht (A) en één met een beperkte volmacht (B en C). Bij de laatste wordt omschreven wat wel (en dus niet) is toegestaan.

Procuratiehouder A krijgt een volledige bevoegdheid. Die geef je alleen aan iemand die je dezelfde rechten wilt geven als jij. Denk aan je rechterhand of de bedrijfsleider. Procuratiehouders B en C krijgen een beperkte volmacht. Dat betekent dat zij alleen specifieke rechtshandelingen tot een max. bedrag mogen verrichten. Type B is geschikt voor iemand op de in- en verkoopafdeling die offertes aan klanten stuurt en contracten sluit. Type C is geschikt voor iemand die op de financiële of personeelsadministratie werkt en facturen of salarisbetalingen mag goedkeuren.

Vanzelfsprekend kun je type B en C zelf wijzigen of aanvullen. Als het nodig is kun je ook een type D toevoegen. Hiermee maak je de regeling op maat voor jouw bv of stichting.

Dit model procuratieregeling bevat afspraken over:

• bevoegdheid tot een besluit;
• hoogte van het bedrag;
• datum ingang volmacht.

In de bijlage vermeld je de aangewezen werknemers of functies plus de datum waarop de volmacht is afgegeven. Om zakenrelaties inzicht te geven in de de tekenbevoegden, kun je de procuratieregeling bij de KvK deponeren. Dit doe je door gevolmachtigden te registreren. Volg deze instructie en zorg dat jouw vertegenwoordigers bekend zijn bij externe handelspartijen.

N.B.: Je kunt een medewerker ook een mandaat geven voor één soort betaling. Die hoef je niet in de procuratieregeling op te nemen, maar geef je een individuele machtiging. Dit doe je met de Volmacht Specifieke Betalingen. Zorg wel dat de afspraak in lijn is met deze procuratie.