Payhawk Card

De Payhawk Card is een zakelijke debitcard die betalingen, declaraties en boekhouding samenbrengt in één platform. Bedrijven kunnen hiermee wereldwijd uitgaven doen, budgetten beheren en transacties automatisch laten verwerken in hun administratie.

Voor Nederlandse organisaties die internationaal actief zijn of meerdere teams willen uitrusten met zakelijke betaalkaarten, biedt Payhawk een complete oplossing.

Cashback en maandelijkse kosten

Een opvallend voordeel van de Payhawk Card is de cashback op alle kaartbetalingen. Bedrijven krijgen tot 3% terug over hun uitgaven, tot maximaal het bedrag van hun maandabonnement.

Bij intensief gebruik kan de cashback dus de maandelijkse kosten volledig compenseren. De regeling geldt bij jaarcontracten en wordt maandelijks verrekend.

In tegenstelling tot veel andere zakelijke kaarten biedt Payhawk hiermee een directe financiële beloning, iets wat concurrerende aanbieders zoals Pleo of Spendesk doorgaans niet doen.

Betalen in meerdere valuta zonder koersopslag

De Payhawk Card ondersteunt zeven valuta, waaronder euro, Britse pond en Amerikaanse dollar. Binnen deze valuta geldt geen valutatoeslag. Voor betalingen in andere munten rekent Payhawk 1,99% opslag.

Bedrijven kunnen lokale IBAN-rekeningen openen in meer dan dertig landen. Hierdoor wordt het beheer van internationale uitgaven overzichtelijk, met minder koersverschillen en eenvoudiger consolidatie per entiteit.

Automatische verwerking van bonnetjes en uitgaven

Elke betaling met de Payhawk Card verschijnt direct in het platform. Bonnetjes kunnen via de mobiele app worden toegevoegd en automatisch worden uitgelezen met OCR-technologie.

Volgens Payhawk wordt tot 99,7% van de transacties volledig automatisch verwerkt. In de praktijk melden sommige gebruikers dat het systeem soms leveranciers verkeerd herkent, maar dat de nauwkeurigheid na verloop van tijd verbetert.

De automatisering bespaart administratieve tijd en verkleint de kans op fouten in de boekhouding.

Kaartlimieten en beleidsregels per medewerker

Voor elke Payhawk Card kunnen eigen limieten en regels worden ingesteld. Bedrijven bepalen zelf waar, wanneer en bij welke leveranciers medewerkers mogen betalen.

Als bonnetjes niet op tijd worden toegevoegd of transacties buiten de regels vallen, kan de kaart automatisch worden geblokkeerd. Ook is het mogelijk kaarten tijdelijk te activeren voor specifieke projecten of periodes.

Veel organisaties gebruiken zogenaamde team cards: meerdere kaarten binnen één gezamenlijk budget. Dat maakt het beheer van projectuitgaven overzichtelijker en voorkomt overschrijdingen.

Koppeling met boekhouding en ERP-systemen

De Payhawk Card werkt samen met populaire boekhoudpakketten en ERP-systemen. Integraties zijn beschikbaar met onder andere Exact Online, QuickBooks, Xero, NetSuite en Microsoft Dynamics 365.

Uitgaven worden automatisch gesynchroniseerd, waardoor maandafsluitingen en rapportages minder tijd kosten. Voor grotere organisaties is dit een belangrijk voordeel, vooral als meerdere entiteiten of valuta worden gebruikt.

Gebruik en uitgifte van kaarten

Virtuele kaarten zijn binnen enkele seconden beschikbaar en kunnen direct worden toegevoegd aan Apple Pay of Google Pay. Fysieke kaarten worden doorgaans binnen vijf werkdagen geleverd.

De gebruikersinterface is overzichtelijk en geschikt voor zowel financiële teams als individuele medewerkers. Wel ervaren sommige bedrijven in het begin een korte inwerkperiode bij het instellen van beleidsregels en workflows.

Tarieven en bijkomende kosten

De Payhawk Card is onderdeel van een betaald abonnement. De belangrijkste kosten zijn:

• Pro-pakket: €10 per gebruiker per maand (minimaal 8 gebruikers)
• Premium-pakket: €15 per gebruiker per maand (minimaal 12 gebruikers)
• Enterprise-pakket: prijs op aanvraag

Daarnaast gelden de volgende standaardvergoedingen:

Debit of credit: keuze per bedrijf

De meeste Nederlandse bedrijven gebruiken de Payhawk Card als debitcard, waarbij betalingen direct van het beschikbare saldo gaan. Voor geselecteerde klanten is ook een creditoptie beschikbaar met een renteloze betalingstermijn van maximaal 38 dagen.

Payhawk beoordeelt per onderneming of kredietverlening mogelijk is. Voor sommige Nederlandse klanten blijft dit beperkt tot het debitmodel.

Vergelijking met andere zakelijke kaarten

In vergelijking met alternatieven onderscheidt de Payhawk Card zich door drie elementen:

1. Cashback op uitgaven – uniek in de zakelijke markt.
2. Multi-currency accounts – 0% FX in kernvaluta.
3. Enterprise-integraties – directe koppeling met ERP-systemen.

De keerzijde is dat Payhawk een minimale teamgrootte en maandkosten per gebruiker hanteert. Voor zelfstandigen en kleine bedrijven zijn goedkopere prepaid-alternatieven vaak praktischer.