Pleo Card

De Pleo Card is een zakelijke prepaid Mastercard waarmee bedrijven hun uitgaven beheren binnen één platform. De kaart is gekoppeld aan het Pleo-dashboard, waarin betalingen, declaraties en facturen realtime zichtbaar zijn. Bedrijven kunnen hun medewerkers fysieke of virtuele kaarten geven met flexibele limieten per persoon of afdeling.

Omdat Pleo met een saldo werkt in plaats van krediet, worden betalingen direct afgeschreven van het beschikbare tegoed. Zo ontstaat controle zonder kredietrisico of BKR-registratie. De kaart maakt deel uit van een breder uitgavenplatform dat administratieve processen automatiseert en koppelt aan bestaande boekhoudsystemen.

Realtime inzicht en controle over uitgaven

Een belangrijk verschil met traditionele creditcards is dat alle transacties bij Pleo onmiddellijk zichtbaar zijn. Zodra een medewerker betaalt, verschijnt de transactie in het dashboard, inclusief categorie, leverancier en bedrag.

Financiële beheerders kunnen limieten instellen, transacties goedkeuren of blokkeren, en rapportages genereren op afdelings- of projectniveau. Dit voorkomt verrassingen aan het eind van de maand en maakt de administratie efficiënter.

De Pleo Card ondersteunt ook vendor-kaarten, die aan specifieke leveranciers of abonnementen zijn gekoppeld. Hiermee kan een bedrijf bijvoorbeeld aparte kaarten gebruiken voor softwareabonnementen, marketinguitgaven of vaste leveranciers.

Automatische bonherkenning en declaratieverwerking

Pleo automatiseert het declaratieproces met behulp van OCR-technologie (Optical Character Recognition). Na elke betaling ontvangt de gebruiker een melding om een foto van het bonnetje te uploaden. De software herkent automatisch bedrag, datum en leverancier, en koppelt deze gegevens aan de transactie.

Ook uitgaven die niet met de kaart zijn gedaan, zoals contante betalingen of kilometervergoedingen, kunnen via Pleo worden ingediend. Hierdoor vervalt de noodzaak van een apart declaratiesysteem.

De automatische koppeling van bonnen en transacties bespaart tijd en verkleint de kans op fouten bij de btw-verwerking.

Integraties met boekhouding en HR-systemen

Een onderscheidend voordeel van de Pleo Card is de uitgebreide integratie met Nederlandse boekhoudpakketten. Voor de Nederlandse markt ondersteunt Pleo directe koppelingen met Exact Online en Twinfield, waardoor transacties en bonnen automatisch in de boekhouding verschijnen.

Daarnaast werkt het platform samen met internationale systemen zoals Microsoft Dynamics, Netsuite en Visma. Ook HR-systemen als Personio en HiBob kunnen worden gekoppeld, zodat uitgaven direct aan medewerkers of afdelingen worden toegewezen.

Deze integraties maken Pleo aantrekkelijk voor snelgroeiende bedrijven die hun administratieve processen willen centraliseren.

Internationaal gebruik en valutakosten

De Pleo Card maakt gebruik van het wereldwijde Mastercard-netwerk en kan in meer dan vijftig valuta worden gebruikt. Dat is handig voor bedrijven met internationale leveranciers of medewerkers die regelmatig in het buitenland reizen.

Wel brengt iedere betaling buiten de eurozone een valutatoeslag met zich mee van gemiddeld 1,49% tot 2,49%, afhankelijk van het gekozen abonnement. Voor bedrijven die vaak in vreemde valuta betalen, kan een alternatief zoals de Wise Business Debit Card voordeliger zijn, dankzij de zeer lage wisselkoersen en directe valutaconversie.

Mobiele wallets en beveiliging

De Pleo Card ondersteunt zowel Apple Pay als Google Pay. Medewerkers kunnen dus direct betalen met hun smartphone of smartwatch, zonder de fysieke kaart te gebruiken.

Bij verlies of misbruik kan een kaart via de app onmiddellijk worden geblokkeerd of tijdelijk gepauzeerd. Pleo voldoet aan de Europese PSD2-richtlijn en aan de PCI DSS-veiligheidsnorm voor verwerking van betaalgegevens.

Het saldo van klanten wordt bewaard op aparte, beveiligde rekeningen bij Europese banken zoals J.P. Morgan en Danske Bank.

Abonnementen, functies en cashback

Pleo werkt met een abonnementsmodel in plaats van vaste jaarlijkse kosten. Er zijn vier pakketten: Starter (gratis), Essential (€39 per maand), Advanced (€89) en Beyond (€179). Alle bedragen zijn exclusief btw en gelden voor drie gebruikers per abonnement.

De Advanced- en Beyond-pakketten bieden cashback op kaartbetalingen: respectievelijk 0,5% en 0,75%. Dit maakt Pleo interessant voor bedrijven met een hoog maandvolume aan uitgaven. Contante opnames kosten €5 per transactie, maar de meeste gebruikers gebruiken Pleo uitsluitend voor zakelijke betalingen met bonkoppeling.

Alternatieven: creditcards en zakelijke rekeningen

Hoewel Pleo een krachtig platform biedt voor uitgavenbeheer, is het geen bankrekening en geen traditionele creditcard. Bedrijven die liever een volwaardige zakelijke rekening met betaalpassen willen, kunnen kijken naar de bunq Business Card.

Voor organisaties die wél behoefte hebben aan een creditcard met aankoopbescherming, aflevergarantie en internationale dekking, kan de Mastercard Corporate een beter alternatief zijn. Deze kaart combineert expense management met extra verzekeringen en creditfaciliteiten.

Gebruikerservaringen en feedback

In gebruikersreviews wordt Pleo vaak geprezen om zijn gebruiksgemak en snelheid. Bedrijven melden dat declaraties sneller worden verwerkt en dat het platform veel handmatig werk wegneemt.

Toch zijn er aandachtspunten. De kosten kunnen voor kleine teams relatief hoog zijn, zeker bij lage transactievolumes. De automatische bonherkenning werkt niet altijd foutloos bij slecht leesbare bonnetjes. Ook wordt soms melding gemaakt van trage klantenservice bij complexe vragen. Gemiddeld scoort Pleo internationaal 4,2 van 5 sterren, wat wijst op een hoge tevredenheid onder gebruikers.

Conclusie

De Pleo Card biedt een moderne en schaalbare oplossing voor bedrijven die hun uitgavenbeheer willen automatiseren. Het combineert realtime inzicht, automatische bonherkenning en boekhoudintegraties in één platform, zonder kredietrisico.

De sterke punten liggen bij transparantie, gemak en integratie met Nederlandse boekhoudsoftware. Nadelen zijn de maandelijkse kosten en valutatoeslagen bij internationale betalingen.