Je hebt veel vertrouwen in je medewerkers en toch gebeurt het onverwacht. Een werknemer doet privé-uitgaven op kosten van ‘de baas’. De meeste zakelijke creditcards zijn gelukkig verzekerd tegen ongeoorloofd gebruik door personeel.
Het leed is geschied en je spreekt de medewerker in kwestie aan. Na meerdere pogingen krijg je je geld niet terug. Als laatste redmiddel dien je een verzoek in bij de creditcardmaatschappij. Bij Visa en Mastercard is teruggave bij ongeoorloofd gebruik standaard inbegrepen (behalve bij de Mastercard Business). Zo niet, dan kun je altijd een extra verzekering afsluiten om je bedrijf in de toekomst te beschermen tegen onterechte uitgaven.
Definitie
Een verzekering tegen ongeoorloofd gebruik beschermt werkgevers tegen misbruik door werknemers. Als een medewerker onterechte uitgaven doet, worden de kosten door de creditcardmaatschappij vergoed. Dit is meestal bij de jaarprijs inbegrepen of kan tegen meerprijs worden aangevraagd.
Uitleg
Hoe groter een bedrijf, hoe meer administratie. Dat heeft twee nadelen. Ten eerste moet een manager voor iedere betaling akkoord geven. Ten tweede moet voor iedere betaling een bonnetje incl. declaratieformulier worden ingeleverd. Invullen, verwerken en (handmatig) terugstorten kost tijd en geld.
De beste oplossing is om iedere werknemer een eigen pinpas en creditcard te geven. Dat brengt ook risico’s met zich mee. En voor je het weet geef je meer uit aan controle en toezicht dan je lief is. Visa en Mastercard hebben daar een oplossing voor. Met de Verzekering Ongeoorloofd Gebruik loop je geen risico. Mocht een werknemer onterechte uitgaven doen, dan ben je als bedrijf vrijwel altijd gedekt.
Hoe werkt ongeoorloofd gebruik?
De stappen zijn vrij eenvoudig, maar kosten veel tijd en (negatieve) energie. Eerst moet je het geld bij je werknemer terugvragen. Als dat niet lukt (wat waarschijnlijk tot ontslag leidt), dan onderneem je de volgende stappen:
- Bij vermoeden moet je direct de creditcard blokkeren;
- Doe aangifte bij de politie;
- Verzamel bewijzen dat je alles hebt gedaan om je geld terug te krijgen;
- Neem contact op met de creditcardmaatschappij;
- Lever alle verzamelde gegevens incl. een kopie van de aangifte aan.
Bekijk goed of het je het waard is om er veel tijd in te steken. Bij kleinere bedragen wegen de tijd en kosten niet op tegen de baten. Bij grotere bedragen moet je afwegen of eventuele proceskosten genoegdoening geeft.
Verzekerd bedrag
Per voorval wordt maximaal €15.000 uitgekeerd met een maximum van €50.000 per jaar (voor alle werknemers). Als je vermoedt dat er sprake is van ongeoorloofde uitgaven, moet de creditcard per direct worden geblokkeerd. Doe je dat niet, dan maak je geen aanspraak op vergoeding. Meldingen moeten binnen 30 dagen na het voorval worden gedaan.
American Express geeft nooit geld terug bij fraude door werknemers. Bij de Visa World Card Business is de verzekering standaard inbegrepen. Heb je een zakelijke Mastercard? Dan geldt de dekking voor ongeoorloofd gebruik alleen voor corporate cards (grootzakelijk). Voor midden- en kleinbedrijf betaal je optioneel een klein bedrag per jaar extra. Vergelijk alle MKB creditcards of Corporate creditcards en kies de oplossing die het beste bij jouw organisatie past.
