Kleine en startende ondernemingen die minder dan € 1.883,- btw (omzetbelasting) per jaar betalen kunnen in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Dit betekent dat een klein bedrijf minder of zelfs helemaal geen btw hoeft af te dragen aan de Belastingdienst.
In dit artikel wordt uitgelegd wat de kleineondernemersregeling is en onder welke voorwaarden ondernemers btw-vermindering, btw-ontheffing of vrijstelling van administratieve verplichtingen kunnen krijgen. Ook wordt uitgelegd hoe de belastingvermindering moet worden berekend inclusief twee voorbeelden uit de praktijk.
Definitie
De kleineondernemersregeling is een Nederlandse belastingregeling die kleine ondernemers onder bepaalde voorwaarden het recht geeft op vermindering van btw-afdracht, vrijstelling van btw-afdracht of ontheffing van administratieve verplichtingen.
Wat is de kleineondernemersregeling?
Over het doel van de kleineondernemersregeling is de Belastingdienst onduidelijk, maar met een beetje fantasie en gezond verstand kan de KOR worden beschouwd als een steuntje in de rug voor (startende) ondernemers met een lage omzet. Kleine ondernemers kunnen onder voorwaarden aanspraak maken op maximaal € 1.345,- btw-teruggave.
De regeling bestaat uit drie onderdelen:
- vrijstelling van btw-afdracht
- vermindering van btw-afdracht
- ontheffing van administratieve verplichtingen.
Vrijstelling van btw-afdracht betekent dat er geen btw hoeft te worden betaald. Dit geldt voor ondernemers die in een jaar € 1.345,- of minder btw hoeven af te dragen. Vermindering van btw-afdracht betekent dat minder btw hoeft te worden betaald. Dit geldt voor ondernemers die in een jaar minder dan € 1.883,- en meer dan € 1.345,- btw hoeven af te dragen. Ontheffing van administratieve verplichtingen betekent dat de ondernemer geen btw-aangifte hoeft te doen. Dit geldt voor ondernemers die verwachten meerdere jaren achter elkaar € 1.345,- of minder btw hoeven te betalen.
Hieronder wordt per onderdeel toegelicht wat de voorwaarden zijn. Ook wordt per onderdeel een rekenvoorbeeld gegeven.
Btw-vrijstelling
Om recht op vrijstelling van btw-afdracht te krijgen moet een ondernemer aan vier voorwaarden voldoen:
- Natuurlijk persoon
De onderneming staat bij de kamer van koophandel ingeschreven als eenmanszaak, maatschap, vennootschap onder firma (vof) of commanditaire vennootschap (cv).Besloten vennootschappen (bv’s), Naamloze vennootschappen (nv’s), coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen, verenigingen en stichtingen komen niet in aanmerking voor de kleineondernemersregeling.Toelichting: de wetgeving maakt onderscheidt tussen een natuurlijk persoon en een rechtspersoon. Eenmanszaken en vof’s zijn voorbeelden van natuurlijke personen. Bv’s en nv’s zijn voorbeelden van rechtspersonen. Alleen natuurlijke personen komen in aanmerking voor de kleineondernemersregeling. Rechtspersonen niet. - Nederlandse onderneming
De onderneming moet in Nederland zijn gevestigd.In Nederland gevestigde ondernemingen die zaken doen met het buitenland komen ook in aanmerking voor de kleineondernemersregeling. Let op: als een ondernemer inkopen doet in het buitenland kunnen sommige aankopen niet meetellen bij de berekening van de btw-vermindering (zie paragraaf x voor uitleg). - € 1.345,- btw of minder
De onderneming betaalt na aftrek van voorbelasting € 1.345,- of minder per jaar. Voorbelasting is de in rekening gebrachte omzetbelasting (btw) over gekochte goederen en diensten. De btw over deze inkopen kan tijdens de btw-aangifte worden teruggevraagd. Dit heet aftrekken als voorbelasting. - Administratieve verplichtingen
De laatste voorwaarde is dat de onderneming volgens de Belastingdienst voldoet aan de administratieve verplichtingen voor de btw. Dit houdt o.a. in dat de ondernemer een boekhouding van zijn ontvangsten en uitgaven bijhoudt en dat facturen worden bewaard. Meer informatie over administratieve verplichtingen staat op deze pagina van de Belastingdienst.
Wat zijn de voorwaarden van de kor?
Rekenvoorbeeld
Een ‘Kok aan Huis’ heeft een jaaromzet van € 60.000,- excl. btw door bij mensen thuis kookworkshops te geven. De maaltijden worden daarna door de deelnemers gezamenlijk opgegeten. Voor deze dienst geldt een tarief van 6% btw. De in rekening gebrachte btw is:
De kok is jaarlijks veel geld kwijt aan de inkoop van eten en drinken. Voor grote kookworkshops moet hij ook een bestelauto huren om zijn spullen te kunnen vervoeren. De kosten die de kok dat jaar heeft gemaakt zijn:
- Wijn: € 4.600,- excl. 21% btw
- Vlees en vleeswaren: € 4.300,- excl. 6% btw
- Groente: € 2.950,- excl. 6% btw
- Brood- en deegwaren: € 1.600,- excl. 6% btw
- Specerijen: € 700,- excl. 6% btw
- Kookgerei (professionele pannen): € 1.300,- excl. 21% btw
- Exclusieve kookboeken: € 465,- excl. 6% btw
- Autohuur: € 1.800,- excl. 21% btw
- Visitekaartjes: € 210,- excl. 21% btw
Het totaal aan btw over deze uitgaven is € 2.262,- (download de excelsheet voor de berekening of u kunt zelf de btw berekenen met onze online tool). De btw over de kosten mag als voorbelasting worden afgetrokken van de in rekening gebrachte btw van € 3.600,-. De af te dragen btw is:
Omdat dit bedrag lager is dan € 1.346,- heeft de kok volgens de kleineondernemersregeling recht op btw-vrijstelling. De vrijstelling wordt als volgt berekend en ingevuld tijdens de btw-aangifte:
Voorbeeld: btw-vrijstelling berekenen
Btw-vermindering
Om recht op vermindering van btw-afdracht te krijgen moet de ondernemer aan dezelfde voorwaarden voldoen als voor de btw-vrijstelling. Het enige verschil is dat het verschuldigde btw-bedrag na aftrek van voorbelasting minder dan € 1.883,- en meer dan € 1.345,- per jaar moet zijn. De ondernemer krijgt in dat geval een deel van het btw-bedrag terug. De formule voor btw-vermindering is:
Stel dat een ondernemer na aftrek van voorbelasting € 1.615,- btw moet betalen. De vermindering wordt dan als volgt berekend:
Met behulp van de kleineondernemersregeling krijgt de ondernemer € 670,- korting, waardoor hij uiteindelijk € 945,- af moet dragen:
Hieronder staat een uitgebreider voorbeeld van een ondernemer die recht heeft op btw-vermindering. Ook wordt uitgelegd hoe de kleineondernemersregeling moet worden ingevuld tijdens de btw-aangifte.
Samenvatting: als het verschuldigde bedrag € 1.345,- of lager is, dan heeft de ondernemer recht op btw-vrijstelling. Als het verschuldigde btw-bedrag tussen de €1345,- en €1883,- is, dan heeft de ondernemer recht op btw-vermindering.
Rekenvoorbeeld
Een HRM-adviseur is op 1 januari begonnen als zzp-er en heeft aan het einde van het jaar voor € 11.000,- excl. 21% btw gefactureerd aan haar klanten. De in rekening gebrachte btw is:
De HRM-adviseur heeft gedurende het jaar ook kosten gemaakt en investeringen gedaan. Dit zijn:
- Zakelijk telefoonabonnement: €468,- excl. 21% btw
- Zakelijke laptop: € 669,- excl. 21% btw
- Bedrijfswebsite laten bouwen: € 850,- excl. 21% btw
- Facturatie- en boekhoudsoftware aangeschaft: € 256,30 excl. 21% btw
- Abonnement op professionele HRM-tests voor cliënten: € 1.300,- excl. 21% btw
- Abonnement op twee HRM-vakbladen: € 254,75 excl. 6% btw
- Vakliteratuur: € 276,95 excl. 6% btw
Het totaal aan btw over deze uitgaven is € 776,-. Download de excelsheet voor de btw-berekening (of u kunt zelf de btw berekenen met onze online tool). Dit bedrag mag als voorbelasting worden afgetrokken van de in rekening gebrachte btw van € 2.310,-. De btw die moet worden afdragen is:
Omdat dit bedrag lager is dan €1.833,- en hoger dan € 1.345,- heeft de HRM-adviseur volgens de kleineondernemersregeling recht op btw-vermindering. De btw-vermindering wordt als volgt berekend:
Voorbeeld: btw-vermindering berekenen
Ontheffing van administratieve verplichtingen
Een ondernemer die minder dan € 1.883,- btw per jaar hoeft te betalen, kan een aanvraag indienen bij de Belastingdienst met het verzoek om maar één keer per jaar btw-aangifte te hoeven doen. De meeste bedrijven doen ieder kwartaal of zelfs maandelijks btw-aangifte.
Bij € 1.345,- of minder kan zelfs volledige ontheffing van administratieve verplichtingen voor de btw worden gekregen. Dit betekent dat een ondernemer helemaal geen btw-aangifte hoeft te doen. Het is nog wel verplicht om facturen te bewaren. N.B.: Dit kan alleen als de ondernemer verwacht meerdere jaren achter elkaar € 1.345,- of minder btw hoeft af te dragen.
Ontheffing aanvragen
Als aan de voorwaarden wordt voldaan mag de kleineondernemersregeling voor btw-vermindering en btw-vrijstelling worden toegepast tijdens de btw-aangifte. De ondernemer hoeft hiervoor geen aanvraag in te dienen.
Voor ontheffing van administratieve verplichting moet wel een aanvraag worden ingediend. In een schriftelijk verzoek onderbouwt de ondernemer waarom hij verwacht dat hij € 1.345,- of minder btw hoeft af te dragen. Om dit aan te tonen kunnen cijfers van voorgaande jaren worden gebruikt. De ondernemer dient zijn verzoek in bij het gemeentelijke belastingkantoor.
Download hier een voorbeeldbrief om ontheffing van administratieve verplichtingen aan te vragen bij uw gemeentelijke belastingkantoor:
Voor- en nadelen ontheffing
Er zijn voordelen, maar ook nadelen verbonden aan de ontheffing van administratieve verplichtingen. De voordelen zijn dat een ondernemer geen btw-administratie hoeft bij te houden en geen btw-aangifte hoeft te doen. Ook hoeft de ondernemer geen facturen te versturen. Let op: als er wel facturen worden verstuurd, dan mag daar geen btw op worden vermeld. Ook niet als de factuur-ontvanger daar om vraagt.
Als de voorbelasting hoger is dan de af te dragen btw, dan krijgt de ondernemer normaliter het verschil teruggestort. Bij ontheffing van administratieve verplichtingen, krijgt de ondernemer het verschil niet terug. Dit is een groot nadeel voor ondernemers die grote investeringen hebben gedaan gedurende het jaar! Een laatste nadeel is dat weliswaar geen btw-administratie hoeft te worden gevoerd, maar de ondernemer moet nog steeds wel een administratie voor de inkomstenbelasting worden bijhouden. Ook moeten alle inkoopfacturen bewaren, zodat die bij eventuele controle aan de belastinginspecteur kunnen worden getoond.
